Lieber [Name],
Ich hoffe, dieser Brief findet Sie gut. Ich schreibe, um Sie mitzuteilen, dass ich nicht in der Lage sein werde, an der bevorstehenden Veranstaltung teilzunehmen, da ich an diesem Tag nicht in der Stadt sein werde. Ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten, die dies verursachen kann. Ich möchte Ihnen versichern, dass ich meine Verpflichtungen ernst nehme und es liebte, dort zu sein. Aufgrund unvermeidlicher Umstände werde ich jedoch nicht teilnehmen können. Ich werde sicherstellen, dass Sie und den Rest des Teams, sobald ich zurück bin, einholte. Vielen Dank, dass Sie meine Situation verstanden haben. Ich hoffe die Veranstaltung ist ein großer Erfolg und freue mich darauf, alles darüber zu hören.