By Vipin Kanwal
Los riesgos y las solicitudes de cambio son dos factores que pueden poner en peligro el triángulo de gestión del proyecto. Sin embargo, hay un tercer aspecto desconocido que contribuye al fracaso del proyecto: los errores en project management.
A lo largo del proceso de desarrollo del proyecto, te encontrarás con muchos tipos de obstáculos. Estos pueden desviarte del camino correcto, pero es fundamental tener la guardia alta en todo momento. Los errores en project management pueden acarrear problemas como gastos excesivos, incumplimiento de plazos, entre otros, que bastan para romper las relaciones con los clientes y poner en duda la credibilidad de tu empresa.
Según informes del sector, una mala gestión de los requisitos ha provocado el fracaso del 47 % de los proyectos que comienzan las empresas.
Por lo anterior, hemos incluido los 10 obstáculos más comunes de los proyectos, junto con sus soluciones, para que puedas viajar sin preocupación alguna.
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1. Falta de comunicación
Mantener conversaciones significativas con el equipo del proyecto a intervalos frecuentes podría ser fundamental para el éxito. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una comunicación adecuada, porque si los equipos de los distintos departamentos no comparten entre sí las actualizaciones relacionadas con errores en project management, mantener una lista de entregables se convierte en una tarea difícil.
Si te surgen problemas importantes durante la fase de ejecución te contactarás con las partes implicadas para una discusión formal. En lugar de descubrir las razones de las mentiras, serás testigo de lo bien que juega cada miembro a culparse. Esto tendrá un impacto negativo en el equipo y, como consecuencia, el proyecto fracasará.
Como una posible solución puedes celebrar reuniones de equipo e invitar a los ejecutivos del proyecto a compartir tus ideas sobre cómo mejorar la calidad de los entregables. Esto revelará errores en project management ocultos y te permitirá resolverlos de forma proactiva.
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2. Mala planificación del proyecto
Uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es la planificación inadecuada, que garantiza resultados insatisfactorios. No es difícil darte cuenta de que si no empiezas con buen pie, ¿cómo vas a completar con éxito el viaje de la gestión de proyectos?
En consecuencia, planifica la estrategia de tu proyecto de forma que sientes las bases para una ejecución impecable. Te ayudará a mantener todo bajo control y sin errores de project management.
Una solución sería solicitar la opinión de ejecutivos de proyecto experimentados y consultar los informes de cierre de proyectos anteriores que hayan tenido éxito en la planificación adecuadamente. Esto te ayudará a identificar problemas mucho antes de que se produzcan en el transcurso de tu proyecto.
3. No crear segmentos más pequeños de tareas complicadas
Cada proyecto consta de tareas complejas y sin adornos que deben completarse correctamente para una ejecución impecable, pero hay algo que debes comprender: es probable que se produzcan errores en project management al trabajar en una tarea difícil, independientemente de lo bien que pretendas ejecutarla.
Los errores, incluso los de menor importancia, crean oportunidades para volver a trabajar, lo que, a su vez, lleva a incumplir los plazos de entrega o compromete la calidad del proyecto.
Por lo cual, puedes dividir las tareas complejas del proyecto en trozos más pequeños y dar a tu equipo el tiempo suficiente para ejecutarlas a la perfección. Un tiempo considerable y la microplanificación dejan poco o ningún margen de error.
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4. Objetivos poco realistas
Para tener éxito en el mundo de la gestión de proyectos, hay que poner a prueba los propios límites. Al mismo tiempo, es fundamental comprender que una presión excesiva sobre los miembros del equipo sólo puede acarrear problemas y errores de project management.
Como consecuencia, la calidad de los resultados se verá comprometida, aumentará la tasa de rotación de personal, entre otras cosas. En resumen, que fijes objetivos poco realistas convertirá tu experiencia de gestión de proyectos en una tarea pesada.
La solución a los errores en project management pueden corregirse organizando una reunión inicial y comunica claramente tus expectativas a los miembros del equipo. Invita a los ejecutivos del proyecto a compartir sus opiniones sobre los objetivos y a tomar las medidas necesarias si surgen algunos puntos controvertidos.
5. Gestión de riesgos inadecuada
Lamentablemente, los riesgos siempre han sido un componente inevitable de los proyectos. Por ello, la mitigación de riesgos debe ser una prioridad absoluta. Sin embargo, a veces los equipos o los superiores asumen riesgos menores para cumplir su plazo de entrega a tiempo.
En lugar de aportar beneficios, esta práctica provoca importantes problemas y errores en project management sobre la mesa en fases posteriores. Tendrás éxito porque los riesgos menores que se pasaron por alto en un primer momento se complican con cada etapa posterior. En conclusión, una mala gestión del riesgo es uno de los posibles obstáculos del proyecto.
Solución: Calcula tus riesgos en la mayor medida posible supervisando los informes de cierre de tus proyectos más recientes. Puedes incluso implicar a los mejores resultados de tu iniciativa en el proceso de evaluación para obtener nuevas perspectivas.
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6. Roles laborales poco claros y responsabilidades indefinidas
Como gestor de proyectos, debes comprender la verdadera fuerza de cada miembro del equipo. Ello te ayudará a establecer las funciones laborales adecuadas. Dado que cada persona posee un conjunto único de habilidades, es esencial llevar a cabo una evaluación para evitar errores de project management críticos.
Además de la falta de claridad en las funciones, la indefinición de las responsabilidades entorpece la gestión de los proyectos. Decir que cuando unos responsables del proyecto desconocen el trabajo por el que tienen que responder, es poco probable que realicen sus tareas correctamente.
Una solución puede ser celebrar una reunión para que permitas que cada ejecutivo del proyecto se presente y comparta cómo desearía proceder a lo largo del proceso de desarrollo. Te ayudará a establecer las funciones y responsabilidades laborales adecuadas.
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7. Estimación incorrecta del tiempo y el presupuesto
Para las empresas centradas en el cliente es fundamental entregar resultados de acuerdo con los convenios de nivel de servicio. En consecuencia, es fundamental que establescaz estimaciones de tiempo y presupuesto precisas, porque una estimación errónea pondrá al equipo del proyecto bajo presión y pondrá en peligro la calidad de los entregables por errores en project management.
Los clientes se quejarán de los retrasos en las entregas si las estimaciones de tiempo son incorrectas, mientras que las estimaciones de presupuesto incorrectas darán lugar a un menor rendimiento de la inversión o a pérdidas.
Solución: Antes de establecer cronogramas, evalúa la complejidad del proyecto y consulta con tu equipo. En cuanto al presupuesto, considera el coste de los recursos así como el beneficio previsto.
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8. No tener un plan B
Eres feliz cuando has tenido una experiencia significativa. Sin embargo, es fundamental no confiarse demasiado, ya que esto puede dar lugar a errores en project management imprevistos que harán descarrilar tus proyectos.
Como ya se hemos dicho, los riesgos desempeñan un papel importante en el desarrollo de los proyectos, es cuestión de tiempo que vuelvan a la situación y te pongan en un estado de preocupación. Por lo tanto, que dispongas de un plan de contingencia es fundamental para el éxito del proyecto.
Como una solución puedes garantizar la disponibilidad de recursos adicionales para hacer frente a situaciones desagradables manteniendo el flujo de trabajo. Resulta útil identificar a las personas con un rendimiento sobresaliente que pueden realizar un esfuerzo adicional durante las situaciones de crisis como los errores en project management.
9. Dinero de baja inversión para grandes proyectos
No hay nada más agradable a la vista que vertiginosos niveles de ganancia; sin embargo, reducir los fondos de inversión para grandes proyectos en aras de los beneficios es una mala práctica empresarial si lo estás contemplando.
Los proyectos que no cuentan con financiación suficiente siempre tienen dificultades para cumplir los niveles de calidad deseados y tienen pocas posibilidades de éxito. En pocas palabras, simplemente prueban su suerte haciendo una pequeña inversión en grandes proyectos.
Solución: Invierte suficiente dinero y tiempo, independientemente del tamaño del proyecto. Una inversión adecuada puede ayudarte durante toda la vida contra errores en project management, incluso en la fase de riesgo.
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10. Falta de confianza
La confianza es la base de cualquier buen trabajo, porque cuando depositas tu confianza en los miembros del equipo, estos harán todo lo posible por levantar la lista mientras trabajan. Sin embargo, cuando un director de proyecto inseguro toma decisiones, el factor confianza disminuye.
Es posible ejecutar tu proyecto empresarial a tiempo si carece de confianza. Sin embargo, habrá una sensación de negatividad entre la mano de obra, que puede dar lugar a problemas inesperados mientras trabajas en futuros proyectos.
Lo mejor que puedes hacer es infundir confianza a los miembros de tu equipo cuando los clientes dejen comentarios positivos y constructivos. Prepara preguntas sobre el proyecto y luego inclúyelas en una videoconferencia de Zoom o Google Meet con los clientes. Además de un mejor conocimiento, se establecerá una relación de confianza.
Es posible superar los errores en project management
Gestionar proyectos nunca ha sido fácil, ya que hay numerosos retos que debes superar durante el proceso de desarrollo. Además, los errores en project management hacen la vida más difícil, lo que puede ser la razón por la que la mayoría de las empresas subcontratan proyectos no esenciales.
Han salido a la luz los obstáculos del proyecto para que puedas eliminar activamente las barreras del éxito. Pero el consejo más crucial que debemos extraer de todo esto es: Los pequeños errores pueden crear grandes problemas y abrir posibilidades para que los clientes te atormenten. Por lo tanto, correr riesgos innecesariamente no es una buena decisión.
