Qué es project management

¿Qué es un proyecto?

Muchas personas se preguntan qué es project management, bueno pues es un proyecto que puede definirse simplemente como un esfuerzo por completar tareas para alcanzar un objetivo con un conjunto limitado de recursos y un calendario. Está claro que la mayoría de las empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, gobiernos y otros tipos de organizaciones llevan a cabo estrategias y, en consecuencia, deben establecer un proceso de gestión de proyectos.

¿Qué es project management?

Es un proceso que permite a los gestores planificar, ejecutar, supervisar y completar proyectos con la ayuda de un equipo. Para ello, los principios de gestión de proyectos, habilidades, metodologías y herramientas deben ser utilizados para guiar a los miembros del equipo a través de cada uno de los pasos conocidos como el ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, la gestión de proyectos no puede definirse en un solo párrafo. En este blog se tratarán lo que es project management y los conceptos fundamentales necesarios para entender a profundidad las etapas del proceso de gestión de proyectos, los distintos tipos de enfoques y las herramientas que pueden utilizarse.

Además, el software será necesario para la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto. Por ejemplo, existen plataformas que disponen de las funciones de planificación, programación y seguimiento de proyectos necesarias para gestionar calendarios, recursos, costes y equipos en una única herramienta en línea. Algunos utilizan diagramas de Gantt, tablas Kanban y calendarios para crear proyectos y asignar el trabajo en función de la disponibilidad de recursos en tiempo real.

¿Por qué es importante el project management?

En pocas palabras, saber qué es project management y la gestión de proyectos es vital, ya que ayuda a las organizaciones a controlar todos los aspectos móviles de las estrategias con el fin de completarlos con éxito. Estas partes móviles se conocen como áreas de gestión y son aspectos críticos del proyecto que deben supervisarse a medida que avanza.

¿Cuáles son las áreas del project management?

A continuación, te ofrecemos una definición rápida de cada una de las áreas de conocimiento definidas por primera vez por el Project Management Institute (PMI) y otras instituciones que colaboraron.

Imagen: factorialhr.es

Gestión del alcance: gestionar el alcance de un proyecto, que se refiere a las tareas, entregables e hitos que se deben entregar.
Gestión de cronograma: crear un cronograma del proyecto y establecer pautas sobre cómo se realizará su seguimiento y mantenimiento.
Gestión de costos: estimación de los costos del proyecto para crear un presupuesto que luego se realiza un seguimiento durante todo el proyecto.
Gestión de calidad: garantizar que los entregables del proyecto cumplan con los estándares de calidad.
Gestión de recursos: adquirir, asignar y rastrear recursos del proyecto como mano de obra, materiales y equipos.
Gestión de la comunicación: definición de pautas de comunicación para los equipos del proyecto y las partes interesadas.
Gestión de riesgos: identificar, evaluar y prevenir o mitigar riesgos en su proyecto.
Gestión de adquisiciones: adquirir recursos del proyecto y mantener relaciones con vendedores y proveedores.
Gestión de partes interesadas: identificar las partes interesadas del proyecto y gestionarlas en función de sus expectativas e influencia sobre los proyectos.
Gestión de la integración: creación de un marco que ayude a los equipos de proyecto a trabajar mejor juntos.

Estas áreas de conocimiento de la gestión de proyectos deben gestionarse durante cada paso del proceso de gestión de proyectos.

¿Cuáles son los 5 pasos del proceso de project management?

Para saber qué es project management hay que conocer las cinco fases por los que deben pasar todos los proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Estas fases de gestión también se conocen como grupos de procesos, ciclos de gestión o ciclos de vida de las estrategias.

1. Inicio del proyecto

Es la fase inicial en la que el director del proyecto debe demostrar que tiene valor y es viable mediante una serie de documentos de gestión, estos son los más importantes:

Caso de negocio: justifica la necesidad del proyecto, los objetivos y el retorno de la inversión.
Estudio de viabilidad: demuestra que el proyecto se puede ejecutar en un tiempo y coste razonables.
Carta del proyecto: transmite lo que el proyecto va a ofrecer.

Una vez aprobado el proyecto, el director debe organizar un equipo y establecer una oficina de gestión. La fase inicial del proyecto concluye con una reunión inicial, en la que se definen los objetivos y el alcance del mismo.

Imagen: obsbusiness.school

2. Planeación del proyecto

Con el objetivo de entender qué es project management, esta fase de planificación consiste en crear un plan de proyecto que es un documento exhaustivo en el que se explica con todo detalle cómo se llevará a cabo este. A continuación se ofrece una breve descripción básica de las secciones más críticas de un plan.

Cronograma del proyecto: define un cronograma para la ejecución de tareas y asignación de recursos.
Presupuesto del proyecto: es la suma de todos los costos estimados del proyecto.
Plan de gestión del alcance: explica cómo se realizará el seguimiento del alcance de un proyecto a lo largo de su ejecución.
Plan de gestión de riesgos: explica los riesgos que podrían afectar al proyecto junto con estrategias para mitigarlos.
Plan de gestión de recursos: describe cómo se obtendrán, asignarán y gestionarán sus recursos durante el proyecto.
Plan de gestión de partes interesadas: identifica a todas las partes interesadas del proyecto y las pautas para gestionarlas.

Los gestores de proyectos suelen diseñar sus planes utilizando software de diagrama de Gantt, que ofrece una representación visual de todo el cronograma y el alcance del proyecto. Algunos diagramas de Gantt identifican automáticamente las actividades del camino crítico.

3. Ejecución del proyecto

La tercera fase de la gestión de proyectos es la ejecución que es cuando se lleva a cabo el plan del proyecto para cumplir sus metas y objetivos.

Es cuando los directores de proyecto deben supervisar las áreas de conocimiento a medida que su proyecto avanza hacia la fase de seguimiento y control.

Además, se reasignan recursos, se ajusta el tiempo y el acceso según sea necesario para mantener al equipo trabajando lo que permitirá identificar, mitigar riesgos y problemas para incorporar cualquier cambio.

Se desarrolla al mismo tiempo que la fase de ejecución del proyecto. Consiste en supervisar el progreso de las actividades para garantizar que el equipo se ajuste al calendario y al presupuesto, y para garantizar la calidad, se aplican procedimientos de control de calidad.

Imagen: factufacil.es

La presentación de la información también es un aspecto importante de esta fase. En primer lugar, permite a los directores de proyecto hacer un seguimiento del avance y, en segundo lugar, proporciona datos a las partes interesadas durante las presentaciones para mantenerlas informadas. Existen numerosos informes de gestión, como el estado, las hojas de tiempo, la carga de trabajo, las asignaciones y los gastos.

5. Cierre del proyecto

La quinta etapa de la gestión de proyectos para entender qué es project management es el cierre, en el que se presentan a las partes interesadas los entregables finales. Una vez aprobados, se liberan los recursos, se completa la documentación y se revisa todo.

Ahora que ya se conoce el ciclo de vida de la gestión de proyectos, a continuación hay algunos enfoques.

¿Qué tipos de project management existen?

A lo largo de los años se han desarrollado muchas metodologías de gestión de proyectos que permiten entender qué es project management, para satisfacer las necesidades de diversos sectores. Algunos de estos enfoques o planteamientos funcionan mejor para proyectos de distintos tamaños y niveles de complejidad.

La siguiente es una lista de las metodologías de gestión de proyectos más importantes.

Gestión de proyectos en cascada

Un enfoque de gestión de proyectos lineal, en el que los requisitos de las partes interesadas se recopilan al comienzo y luego se crea un plan de proyecto secuencial.

Gestión de proyectos ágiles

Un enfoque iterativo que no sigue un plan de proyecto rígido, sino cortas alternativas de trabajo llamadas sprints ágiles.

Gestión de proyectos scrum

Un marco ágil que es muy popular para el desarrollo de productos y software.

Gestión ajustada de proyectos (o fabricación ajustada)

Esta técnica se inventó para mejorar los procesos de fabricación y se convirtió en una metodología de gestión de proyectos muy importante a lo largo de los años.

Método Kanban

Kanban es un enfoque de gestión de proyectos ampliamente utilizado que consiste en gestionar el trabajo a través de tableros y tarjetas visuales. Los tableros Kanban son utilizados por equipos ágiles y scrum.

Imagen: businessmap.io

Six sigma

Al igual que kanban o lean, six sigma es un conjunto de herramientas y técnicas que se desarrollaron para mejorar los procesos de producción y luego se convirtieron en un enfoque de gestión de proyectos.

Método de ruta crítica (CPM)

El método de ruta crítica es una técnica de programación de proyectos que permite a los gerentes estimar la duración, identificar dependencias de tareas, flotación y actividades críticas.

Gestión de proyectos de cadena crítica

Un enfoque que se basa en la teoría de las restricciones y utiliza la gestión de recursos como la forma principal de ejecutar proyectos de manera efectiva.

PRINCE2

Es la metodología de gestión de proyectos más popular en el Reino Unido, Australia y países europeos. PRINCE2 es muy similar al cuerpo de conocimientos sobre PMI porque proporciona definiciones y mejores prácticas para los directores de proyectos.

¿Qué herramientas se utilizan en el project management?

Existe una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos, tanto en línea como en dispositivos móviles que hacen más fácil comprender qué es project management.

Estas son las herramientas más importantes para un project manager.

Panel de proyecto

Un panel de gestión de proyectos es una herramienta que permite hacer un seguimiento de los costes, las tareas y el progreso de los proyectos. Es una herramienta muy útil durante la ejecución de un proyecto, ya que ayuda a los gestores de proyectos determinar rápidamente si sus estrategias van por buen camino.

Diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una representación visual de la línea de tiempo de un proyecto que representa todas las tareas del proyecto en un gráfico. Estos diagramas se utilizan para la planificación, la programación, la gestión de tareas y la gestión de recursos. Funcionan mejor en proyectos en cascada.

Imagen: kanbanchi.com

El diagrama de Gantt es el método preferido por los jefes de proyecto para planificar. Algunas tareas dependen de otras antes de empezar o terminar, y estas dependencias pueden provocar cuellos de botella más adelante.

La dependencia de las tareas ayuda a evitar el estancamiento del programa incluyéndolas en un diagrama de Gantt. Los proyectos pueden dividirse en éxitos y símbolos de diamante que indican el final de una fase y el comienzo de la siguiente.

Tableros Kanban

Un tablero kanban es una herramienta de tareas que permite a los gestores de proyectos y a los miembros del equipo ver qué actividades deben completarse. Los tableros kanban son utilizados por equipos ágiles y de scrum que trabajan en sprints iterativos. Son fáciles de usar y fomentan el trabajo en equipo.

¿Cuáles son las funciones clave en el project management?

Un proyecto funciona mejor cuando las funciones están claramente definidas y se entiende a la perfección lo que es project management. Aunque hay métodos de gestión de proyectos que requieren diversos tipos de equipos, a continuación se indican las principales funciones de estos:

Project manager: como se mencionó anteriormente, el gerente de proyecto es responsable de administrar las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos a lo largo del proyecto.
Patrocinador del proyecto: representa al cliente del proyecto. Dependiendo de la organización, puede haber diferentes niveles de patrocinadores del proyecto.
Miembros del equipo: los miembros del equipo son profesionales capacitados que trabajan para contribuir al proceso de producción de entregables, gestión de riesgos y logro de los objetivos del proyecto.
Partes interesadas: se trata de una persona o un grupo que tiene un interés creado o “participación” en el proyecto. El director debe comunicar el progreso a las partes interesadas durante todo el ciclo de vida.
Clientes: este es un grupo o una persona para quien se entrega el proyecto o un componente clave.

Para convertirse en un gestor de proyectos profesional, hay que trabajar en las habilidades de gestión de proyectos y completar un programa de certificación.

Cómo iniciar una carrera como project manager

Los project managers son los líderes, deben motivar a sus equipos, así como planificar, supervisar e informar de sus progresos. Es un trabajo que requiere una amplia gama de habilidades por lo que se deben tener grandes dotes de gestión de proyectos y ser capaces de comunicarse bien tanto con las partes interesadas como con el equipo del proyecto.

Además, los gestores de proyectos profesionales suelen estar certificados por organizaciones como el Project Management Institute (PMI) en Estados Unidos o PRINCE2 en el Reino Unido. Tras la certificación, las personas deben mantener sus credenciales adquiriendo más formación en gestión de proyectos para reunir unas Unidades de Desarrollo (PDU).

Imagen: adeccorientaempleo.com

¿Cuáles son las mejores certificaciones de project management?

Existen numerosas organizaciones en todo el mundo que ofrecen certificación y formación en gestión de proyectos, estas son las más populares.

Certificado de gestión de proyectos de Google: Google desarrolló recientemente este programa de formación en asociación con Coursera, que enseña todos los conceptos básicos de la gestión de proyectos.
Certificaciones PMI: PMI ofrece numerosas certificaciones de gestión de proyectos. La mayoría de los directores de proyectos obtienen la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar de la industria.
Certificaciones Agile: existen muchas certificaciones y cursos de capacitación en gestión de proyectos Agile. Estos son un requisito para los gerentes de proyectos Agile y Scrum.
Certificaciones PRINCE2: es el marco de gestión de proyectos utilizado en el Reino Unido, Australia y Europa. Se necesitará certificaciones específicas para participar en un proyecto PRINCE2.

¿Qué habilidades se necesitan para tener éxito en la gestión de proyectos?

Además de las certificaciones, los puestos de gestión de proyectos exigen que las personas que comanden sepan qué es project management ademas de una combinación de habilidades para dirigir equipos de proyecto. Las habilidades necesarias se dividen en dos categorías: habilidades duraderas y habilidades blandas.

Las habilidades duraderas son las que las personas pueden aprender a través de la formación formal, cómo aprender metodologías, cómo utilizar software de gestión o aplicar técnicas de gestión de proyectos.

Las habilidades sociales son las que las personas desarrollan a lo largo de su vida, como las de comunicación, resolución de problemas, gestión del tiempo y ética en el trabajo.

¿Qué es un software de project management?

El software de gestión de proyectos es una plataforma que permite a los gestores planificar, supervisar e informar sobre los proyectos; también ayuda a los equipos a gestionar su trabajo y colaborar

Elegir el mejor software de gestión de proyectos para tu organización es difícil porque hay muchas opciones. Sin embargo, no todo el software de gestión de proyectos tiene las mismas características, y es su responsabilidad como gestor de proyectos determinar qué herramienta funciona mejor para su organización.

Imagen: monday.com

Como puedes ver, el project management es una disciplina esencial en el mundo actual, que brinda estructura, control y dirección a proyectos de todo tipo y magnitud. Comprender sus áreas, etapas y funciones clave, así como obtener certificaciones relevantes, puede marcar la diferencia en el éxito de cualquier empresa u organización.

Desde la planeación inicial hasta la entrega final, el project management se erige como un faro guía, permitiendo a los equipos navegar con éxito a través de aguas desafiantes, cumplir plazos y alcanzar metas. Así que, independientemente de tu campo de acción, no subestimes el poder de una gestión de proyectos eficaz.