By Vipin Kanwal
Quién necesita blocs de notas, calendarios o listas de tareas pendientes cuando confía en su capacidad para recordarlo todo sin falta y, naturalmente, olvidarlo todo en el peor momento posible. O quizá prefiera utilizar un software de gestión de proyectos para programar las tareas con antelación y evitar sorpresas desagradables en las fechas límite.
La tecnología ha evolucionado hasta convertirse en un aliado que permite tanto a una persona como a su equipo organizar lo que antes podía ser un auténtico caos. Ahora se puede gestionar el tiempo y mantener un control total sobre las prioridades utilizando herramientas que requieren solo un clic.
Lista de los 10 mejores software de gestión de proyectos para 2023
Para llevar a cabo con éxito cualquier tarea, es fundamental una correcta organización del trabajo. Un software de gestión de proyectos adaptado a al negocio evitará errores en el desarrollo del proceso, ahorrará tiempo y aumentará la productividad de su equipo.
Conocer las distintas opciones es esencial para elegir un software excelente. Acontinuación se muestran 10 herramientas para gestionar proyectos que ayudarán a hacer crecer cualquier negocio.
1. Asana
Es una herramienta flexible de gestión de proyectos para gestionar los flujos en empresas de todos los tamaños. Ofrece soluciones tanto para tareas rutinarias como para grandes iniciativas que requieren una planificación más exhaustiva. Asana permite a los usuarios ver los proyectos de diversas formas, como listas, cronogramas o tablas. Además, cuenta con una completa colección de informes y gráficos para realizar seguimientos e identificar cualquier error.
¿Qué puede aportar Asana?
Flexibilidad en la visualización: Asana da la opción de elegir entre varias vistas para personalizar las necesidades de cada proyecto. Estas vistas incluyen listas, tablas Kanban y cronogramas. Así la persona o la empresa se podrá organizar mejor para ver las prioridades y plazos de entrega.
Información y seguimiento: La sección de informes de Asana incluye gráficos y cuadrículas de comandos para analizar el estado de las actividades y detectar posibles problemas en el desarrollo de una línea de negocio.
Estas son sus principales características:
- Herramienta para el control de equipos y proyectos
- Idiomas disponibles: español, portugués, inglés, neerlandés, chino
- Plataformas: Aplicación de escritorio (Windows) iOS, Android.
- Facilidad de uso: Diseño amigable y visualmente agradable
- Integraciones: Dropbox, Microsoft 365, Drive, Salesforce, Adobe Creative Cloud, entre otras
Tarifas: Plan “Basic” gratuito y limitado; “Premium” 10,99€; “Business” 24,99€. Precios por mes y usuario.
2. Monday
Monday es un software de gestión de proyectos en línea que se centra en la consecución de objetivos y la coordinación de equipos. Permite la visualización organizada de proyectos, incluyendo tareas específicas, responsables y plazos de finalización. Este enfoque ayuda a planificar y ejecutar las tareas y mejora la comunicación interna en la empresa.
¿Qué hace especial a Monday?
La gran cantidad de secciones personalizables que se ofrecen es una de las razones más notables. Esto significa que, independientemente del tipo de proyecto o proceso en el que se esté trabajando, se podrá encontrar una plantilla que se adapte a las necesidades y ayude a organizar y planificar todo con eficacia.
Además, al permitirle consolidar todos sus recursos en un único lugar, Monday simplifica la gestión de la información. Con esta plataforma, se puede compartir archivos como informes, listas y otros documentos en una ubicación central, maximizando la comunicación y el flujo de trabajo del equipo.
Estas son sus principales características:
- Gestión de proyectos enfocada en el cumplimiento de objetivos
- Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, coreano
- Plataformas: Web, aplicaciones para macOS y Windows, Android e iOS
- Facilidad de uso: diseño limpio y estructurado
- Integraciones: Google Drive, Gmail, Slack, Trello
Tarifas: plan gratuito limitado; “Básico” 8€; “Estándar” 10€; “Pro” 16€. Precios por mes y usuario.
3. Jira Software
Jira es un software de gestión de proyectos e incidencias desarrollada por la compañía Atlassian que destaca por su importante nivel de personalización. Él, que se centra en los departamentos de TI y el servicio de atención al cliente, ofrece una amplia gama de opciones para adaptarse a los requisitos de los puestos de trabajo.
¿Qué puede aportar Jira?
Departamentos de TI: Jira es perfecto para equipos de desarrollo de software, ya que permite la creación y asignación de historias de usuario, la planificación de sprints y el seguimiento de errores en tiempo real.
Atención al cliente: Ofrece plantillas de planes de trabajo y tableros Scrum y Kanban para gestionar y optimizar el flujo de resolución de incidencias en atención al cliente.
Gestión ágil de proyectos: Jira es muy recomendable para proyectos que utilizan metodologías ágiles por sus opciones de personalización, integración con otras herramientas y capacidad de adaptación a los requisitos cambiantes del proyecto.
Equipos multidisciplinares: Estos equipos trabajan en proyectos que implican diversos campos, y son ideales para ello porque sus responsabilidades y la disposición de las tablas pueden ajustarse para adaptarse a las distintas etapas y requisitos de cada departamento.
Estas son sus principales características:
- Idiomas disponibles: español, multiidioma.
- Plataformas: Web, iphone, ipad, Android
- Facilidad de uso: requiere cierto aprendizaje, pero es altamente personalizable
- Integraciones: Salesforce, Microsoft 365, Google Drive y más
Tarifas: plan gratuito limitado; “Standard” 7,75$; “Premium” 15,25$. Precios por mes y usuario.
4. Smartsheet
Smartshhet es una solución muy eficaz para la gestión y la colaboración en el mundo virtual. Este software de gestión de proyectos combina la adaptabilidad de una hoja de cálculo con la potencia de las herramientas de gestión, lo que lo convierte en el programa ideal para equipos con distintos tamaños y necesidades.
Razones para elegir Smartsheet
Lo mejor de Smartsheet es la gran cantidad de tipos de hojas de cálculo disponibles para poder personalizar los proyectos y adaptarlos a sus necesidades específicas. La experiencia de usuario será similar si el equipo ya está acostumbrado a trabajar con hojas de cálculo. Esto hará que les resulte más fácil adoptar el programa y hacer el cambio desde otras soluciones.
Una de las características destacadas es su capacidad para configurar reglas y automatizaciones, lo que le permite acelerar los procesos y minimizar la necesidad de intervención manual en tareas repetitivas. Además, ofrece muchos puntos de vista para visualizar el proyecto en forma de gráficos, diagramas o calendarios.
Estas son otras de sus características:
- Gestión de proyectos y colaboración basada en hojas de cálculo
- Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, japonés, portugués, ruso
- Plataformas: Web, aplicación de escritorio, APP para iOS y Android
- Facilidad de uso: requiere cierto aprendizaje para aprovechar al máximo sus funcionalidades
- Integraciones: Slack, Tableau, Zapier, Salesforce, etc.
Tarifas: plan “Gratuito” limitado; “Pro” 6€; “Negocios” 22 euros. Precios por mes y usuario.
5. Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos en línea intuitiva y fácil de usar, basada en la metodología Kanban. Su enfoque visual permite organizar y realizar un seguimiento eficaz de tareas y proyectos, lo que la convierte en una herramienta popular para equipos de cualquier tamaño.
¿Cómo puede ayudar Trello?
Con una organización visual para el gestor de proyectos, Trello cuenta con tablas y tarjetas personalizables, con las que se podrá ver rápida y claramente las tareas, comprendiendo las responsabilidades y prioridades de cada proyecto.
Controla el progreso: gracias a los flujos de trabajo personalizados y a las listas detalladas de fases, se puede determinar fácilmente cómo avanza cada tarea y los posibles errores que se estén presentando.
Automatización que ahorra tiempo: Al integrar Trello con otras herramientas y utilizar sus automatizaciones y reglas, se puede mejorar la comunicación y agilizar los procesos.
La función de cronograma permite ver las fechas de inicio y fin de las tareas en una línea de tiempo, lo que facilita la planificación y el seguimiento eficaz del progreso del proyecto.
Estas son otras de sus características:
- Gestión de proyectos basada en la metodología Kanban
- Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, italiano
- Plataformas: Web, iOS, Android
- Facilidad de uso: interfaz de usuario intuitiva y fácil de aprender
- Integraciones: amplia variedad de aplicaciones, como Google Drive, Slack, GitHub, entre otras
Tarifas: plan gratuito con funciones básicas; «Standard» 5$; «Premium» 10$; «Enterprise» 17,50$.
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6. Microsoft Project
Microsoft Project es un programa que ha avanzado desde que se presentó en 1984 y está firmemente asentado en la gestión de proyectos. Hoy en día, está integrado en Office 365 y disponible en versión online. Diseñado para gestionar proyectos de forma tradicional, se centra en dividir los proyectos en tareas individuales, asignar responsabilidades y supervisar el progreso.
¿Qué brinda Microsoft Project?
Su principal función es su capacidad de adaptación a metodologías convencionales como las metodologías ágiles o en cascada, proporcionando las herramientas necesarias para abordar proyectos de esta naturaleza. Además, permite realizar estimaciones de costes y recursos, lo que facilita la correcta asignación de recursos y el control de costos.
Con Microsoft Project, también puede analizar muchos escenarios y suponer varias opciones para determinar cuál es la mejor solución para el proyecto. Además, la conexión con herramientas de análisis de datos como Power BI le permite conocer a fondo los indicadores clave de rendimiento, lo que ayuda a tomar decisiones estratégicas.
Otra característica es el control de versiones y sus funciones de auditoría, ya que permiten ver los cambios en el proyecto y mantener un registro histórico preciso.
A la hora de investigar, es fundamental destacar su principal desventaja con respecto a la competencia, que es su excesiva dependencia del ecosistema de Microsoft y su falta de integraciones con aplicaciones de terceros como Google Calendar.
Estas son otras de sus características:
- Gestión y planificación de proyectos con metodología ágil y de cascada
- Idiomas disponibles: multiidioma
- Plataformas: Web, Windows.
- Facilidad de uso: interfaz coherente con otros productos de Microsoft
- Integraciones: Office 365, Outlook, entre otros
Tarifas: “Plan 1” 8,40€; “Plan 3” 25,30€; “Plan 5” 46,40€.
7. Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos dirigido sobre todo a programadores, ya que es una solución sencilla y no requiere una inversión de tiempo significativa en su aprendizaje. Esta herramienta facilita la colaboración y la eficacia en equipo al permitir un trabajo más rápido e inteligente.
¿Por qué Wrike puede ser una buena opción?
Ofrece una vista estructurada y clara, con tres paneles que facilitan la navegación y el acceso a la información. El panel izquierdo muestra la línea de tiempo, el centro proporciona información sobre la lista de tareas, y el panel derecho muestra los detalles de cada tarea.
El hecho de que una aplicación de gestión de proyectos sea más sencilla que otras, no significa que tenga que renunciar a funciones esenciales. Por ejemplo, Wrike crea informes exhaustivos y estadísticas en tiempo real que le ayudarán a detectar problemas o retrasos. Puede acceder a los archivos almacenados y añadir comentarios también.
Además, el software de gestión de proyectos es una opción sólida para las pequeñas empresas y, aunque no se puede personalizar tanto como Trello o Asana, sigue ofreciendo una experiencia de usuario positiva.
Estas son sus principales características:
- Gestión de tareas y proyectos para pequeñas y medianas empresas
- Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, japonés, portugués y ruso
- Plataformas: Windows, Mac, Android, iOS
- Facilidad de uso: interfaz de usuario fácil de usar
- Integraciones: Microsoft Teams, Jira, Google Drive, entre otras
Tarifas: plan gratuito limitado; “Team” 9,80$; “Business” 24,80$.
8. Redbooth
Herramienta de gestión de proyectos en línea que facilita la organización y el seguimiento de actividades en un entorno visualmente atractivo. Se centra en mejorar la productividad y la comunicación del equipo, al tiempo que permite delegar tareas y responsabilidades de forma sencilla e integrarse con otras herramientas de uso generalizado.
¿Por qué escoger Redbooth?
Redbooth tiene una interfaz amigable que facilita la navegación y el uso del software. Permite una mejor organización visual de tareas y proyectos, mejorando el seguimiento y control del trabajo en equipo. Además, esta función permite reasignar tareas de forma rápida y sencilla, maximizando la planificación y asignación de recursos.
Redbooth ofrece la opción de visualizar el progreso de cualquier proyecto mediante diagramas de Gantt, lo que facilita la identificación de dependencias y la gestión del tiempo.
El software proporciona información detallada sobre el tiempo dedicado a cada tarea, las actividades realizadas por cada miembro y su ubicación actual, mejorando la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento de cada uno.
Estas son sus principales características:
- Gestión de tareas y comunicaciones
- Idiomas disponibles: español, catalán, inglés, francés, alemán
- Plataformas: Windows, Mac, Web, iOS, Android
- Facilidad de uso: fácil de aprender y cómodo de navegar
- Integraciones: Sharepoint, Dropbox, Google drive, Zoom
Tarifas: plan “Gratis” limitado; “Pro” 9$; “Business” 15$.
9. Podio Proyectos
Podio es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración que destaca por su alto nivel de personalización y adaptabilidad. Los equipos pueden crear sus propias aplicaciones y flujos de trabajo con Podio para adaptarse mejor a los requisitos únicos de cada tarea, mejorando la comunicación y la productividad.
¿Cómo puede ayudar Podio?
Si quieres aumentar la colaboración y eficiencia en tus proyectos, Podio ofrece un eficaz sistema de comunicación que hace que establecer reuniones con el personal, clientes o agentes externos sea más sencillo y eficiente que el correo electrónico. Destaca también por la personalización de los espacios de trabajo, adaptándolos a las necesidades únicas de cada departamento y proporcionando varias opciones de personalización del proyecto mediante el método de montaje y desmontaje de mobiliario.
Para completar sus funciones, Podio cuenta con extensiones complementarias como diagramas de Gantt y registros de seguimiento del tiempo, que enriquecen y amplían el potencial de la plataforma para satisfacer las necesidades de la empresa.
Estas son otras de sus características:
- Comunicación en equipo y gestión de proyectos personalizable
- Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, danés, portugués, ruso
- Plataformas: Web, desktop (no oficial), iOS, Android
- Facilidad de uso: configuración flexible con curva de aprendizaje moderada
- Integraciones: Google Docs, ShareFile, Excel, correo electrónico, entre otros
Tarifas: plan “Gratis” limitado; “Más” 11,20$; “Premium” 19,20$.
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10. Evernote Teams
Evernote Teams es un software de gestión de proyectos que se centra en la gestión de la información y los archivos para mejorar el flujo de trabajo. Aunque Evernote es más conocido por su enfoque en la productividad personal y su versión empresarial ofrece herramientas útiles para la planificación, organización y seguimiento de tareas en un entorno colaborativo. Su sencillo proceso de configuración y su interfaz fácil de usar facilitan que los usuarios se acostumbren a la plataforma.
¿Qué brinda Evernote Teams?
Permite crear espacios de trabajo individualizados para el seguimiento de proyectos, calendarios editoriales y procesos de venta. Además, facilita la toma de notas y el etiquetado, lo que mejora el flujo de trabajo al facilitar la búsqueda y recuperación de información crucial para las tareas.
Otra característica esencial es la gestión del versionado de archivos, que garantiza que todos los miembros del equipo trabajan con la información más reciente y minimiza los malentendidos. Por otro lado, Evernote Teams también proporciona opciones para la captura de información e ideas, como grabar y almacenar notas de voz, escanear documentos o almacenar páginas web, mejorando de esta forma la recopilación y el intercambio de información en todo el equipo.
A pesar de ser una herramienta útil para gestionar las tareas de la pequeña empresa gracias a su variedad de funciones, carecemos de algunas de las características más avanzadas que sí tienen otros softwares mencionados en esta lista, como, por ejemplo, la organización de proyectos en fases y el establecimiento de plazos para su finalización.
Estas son otras de sus características:
- Project management con enfoque en la gestión de información y archivos
- Idiomas disponibles: multiidioma
- Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
- Facilidad de uso: interfaz amigable y organizada
- Integraciones: Google Drive, Microsoft Teams, Slack, Salesforce
Tarifas: plan “Personal” 7,99$; “Teams” 14,99$ por usuario. Prueba gratuita durante 30 días.
Esperamos que en esta lista puedas encontrar tu próximo software de gestión de proyectos que te ayudará a optimizar tiempos y a organizarte de una manera más eficiente.
