By Vipin Kanwal
El hecho de que una empresa sea pequeña no le impide gestionar proyectos. Esta guía ayudará a entender por qué la gestión de proyectos es vital y cómo puede apoyar un software. Cuando se trata de una empresa que apenas empieza, la gestión de proyectos es una frase frustrante porque existen bombardeos constantemente con tareas de todo lado.
Crear una estrategia de proyecto y llevarla a cabo parece difícil porque requiere mucho tiempo. Sin embargo, se puede ahorrar mucho tiempo y se asegura que los proyectos se lleven a cabo sin causar estrés excesivo a ningún integrante de la empresa.
Beneficios que la gestión de proyectos puede aportar a la pequeña empresa
Muchos dirán que como se trata de una tienda o un local en la que trabajan un par de personas, no es necesaria la gestión de proyectos, sin embargo, esta acción tiene que ver con cómo se lleva a cabo el proyecto y no con cuántas personas participan en él.
Por ello, a continuación se encuentran cinco beneficios clave y algunos ejemplos de gestión para mostrar cómo se podrían aplicar en la vida real para el crecimiento de la empresa.
1. Mantenerse dentro del presupuesto y del cronograma
Las pequeñas empresas no tienen márgenes para el error, por lo que es fundamental que se cumpla el presupuesto del proyecto y los objetivos del cronograma. Por ello, se debe crear un proyecto desde el principio y gestionarlo eficazmente hasta su finalización, lo que aumentaría las posibilidades de cumplir los objetivos a tiempo y dentro del presupuesto.
Por ejemplo, durante la planificación del proyecto, uno de los participantes de la empresa se da cuenta de que prevé que el coste del alquiler de equipos para una casa nueva aumente un 20% en tres meses. A pesar de que se encuentra a mitad del proyecto, decide buscar ahorros en otras áreas para compensar y evitar un aumento inesperado de su presupuesto.
2. Mayor control
Al haber menos trabajadores disponibles para cubrir las vacantes, los proyectos incontrolados pueden perturbar los recursos de una organización e interferir con otras tareas críticas. Si se quiere evitar interrupciones continuas en la empresa, es necesario emplear la estrategia de gestión de proyectos.
Por ejemplo, la meticulosa planificación de proyectos de una líder identificó la disponibilidad de otro participante durante una semana muy ajetreada para el proyecto, por lo que le asignó tareas para complementar durante esa semana, a pesar de que no era una parte indispensable, pero, sin duda, suma en al proyecto final.
3. Aumentar las posibilidades de éxito
La diferencia entre el fracaso y el éxito de un proyecto se atribuye algunas veces al gestor, pues son los encargados de dedicar el tiempo suficiente desde el principio para completar el calendario del proyecto.
Estos supervisan de cerca el proyecto para asegurarse de que los hitos se cumplan a tiempo y de que se hagan ajustes para restablecer el camino cuando surjan obstáculos inesperados. Las pequeñas empresas no suelen dedicar tiempo y esfuerzo a este aspecto del proyecto, y luego se preguntan por qué no alcanzan sus objetivos.
Por ejemplo, mientras realizaba comprobaciones rutinarias, un colaborador vio que un equipo de ventas no podía llegar a tanta gente como esperaban durante una semana concreta.
Tras consultar con el equipo, descubrió que se había llamado a miembros del equipo de ventas para que ayudaran en otro proyecto sin su conocimiento, así que habló con el otro director de proyecto para asegurarse de que se cubrieran sus necesidades sin quitar recursos a su propio equipo.
Imagen: cide.pucp.edu.pe
4. Establecer responsabilidades
Incluso en las pequeñas empresas, se suele enfrentar el dilema de la responsabilidad, ¿quién fue el responsable? Cuando las funciones no están claramente definidas, se pierden tareas vitales, sin embargo, una buena gestión de proyectos garantiza que las funciones estén claramente definidas y asignadas, que no haya confusión sobre quién es responsable de qué y que nada se escape.
Por ejemplo, un supervisor asignó tareas concretas a sus trabajadores y detalló quién estaba al mando, todo el mundo sabía cuando una tarea era su responsabilidad, por ende, todas se completaron a tiempo.
5. Información procesable
Una buena gestión de proyectos incluye una buena documentación, acumulación de datos y rendición de cuentas. Una vez terminado el proyecto, se puede volver a evaluar su rendimiento, tomar decisiones fundamentales sobre lo que salió mal o bien y hacer cambios en futuros proyectos,
de no hacerlo se corre el riesgo de repetir errores o pasar por alto aciertos.
Por ejemplo, tras finalizar un proyecto, un contador revisó los datos y vio que la empresa T había completado 20 tickets menos que el mes anterior.
Tras consultar con el equipo, se enteró de que la empresa había aceptado un nuevo contrato que incluía más formación y multas más bajas, pero es probable que las multas vuelvan a subir. Por lo que el equipo debe estar preparado, y como resultado logró planificar la siguiente gestión del proyecto.
¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas? Te presentamos 3 opciones
Siempre es difícil adquirir un software cuando se trata de una empresa pequeña. Muchas opciones están adaptadas a empresas grandes o medianas y con frecuencia ofrecen demasiadas herramientas de gestión de proyectos a un costo demasiado elevado para la organización.
Pero la buena noticia es que hay varias opciones de software de gestión de proyectos y estas 3 se encuentran entre las mejores para una empresa que está comenzando.
1. Monday
Gracias a la interfaz de usuario sencilla y visualmente atractiva, este software de gestión de proyectos de primera clase también es perfecto para pequeñas empresas. Sin embargo, Monday incluye herramientas de colaboración para la gestión, por lo que no habrá que sacrificar la usabilidad por funcionalidad.
Además, utiliza un sencillo sistema de “tablero” que mantiene todos los aspectos de un proyecto, garantizando que todo esté perfectamente organizado.
Imagen: monday.com
El calendario de equipo compartido del software crea las tareas de todos, aunque solo se trate de dos personas. También se podrá detectar actividades programadas con semanas o incluso meses de antelación para garantizar el cumplimiento de hitos importantes.
Los precios son un poco complicados porque se basan en niveles de usuario y funciones, pero esto los hace más manejables para las pequeñas empresas. Con menos usuarios y menos funcionalidades requeridas es perfecto.El precio más bajo es de $17 USD al mes para la versión Básica, que permite dos usuarios. Aumentar hasta cinco usuarios costará $25 USD al mes. En el peor de los casos, si se tuviera 10 usuarios está la versión Pro, que solo costaría $119 USD al mes.
2. Trello
Trello es perfecto para las pequeñas empresas por dos razones: utiliza un sencillo sistema de estilo Kanban que es fácil de aprender y tiene una versión gratuita.
La herramienta crea una tarea o tarjeta en Trello que contenga toda la información sobre la actividad (incluidos archivos y plazos), que se puede arrastrar y soltar por las distintas etapas hasta completarla. Además, se puede etiquetar a cualquier usuario relevante para que reciba una alerta cada vez que realice una acción relacionada.
La mejor característica es que cada tarjeta de Trello tiene una sección para comentarios, lo que significa que se permite la comunicación con otras personas que estén interesadas en la tarea. Esto facilita la interacción entre los usuarios relevantes y, al mismo tiempo, no distrae a otros con conversaciones no relacionadas.
Imagen: trello.com/es
Precios: Trello ofrece una versión gratuita con tablas personales ilimitadas, pero también existen limitaciones que incluyen el tamaño máximo de un archivo adjunto (10 MB), el número de mesas de equipo (10) y algunas características más.Los planes con límites mayores de archivos adjuntos, atención al cliente prioritaria, tableros de equipo ilimitados y otras ventajas, tienen un costo de $9,99 USD al mes por usuario. La versión Enterprise también incluye incorporación personalizada y funciones avanzadas desde $20,83 USD al mes por usuario.
3. Basecamp
Basecamp es un nombre muy conocido en la gestión de proyectos. Es adecuado para las pequeñas empresas debido a su precio fijo, que incluye todas las herramientas de gestión de tareas y al hecho de que es una plataforma fácil de usar.
Aunque tiene algunas limitaciones en términos de presupuesto y facturación, las empresas que solo necesitan una plataforma sencilla de gestión de proyectos deberían estar satisfechas con Basecamp.
La mejor característica de Basecamp es su sencillo panel de control que permite acceder a cualquier componente del software sin tener que recibir una clase sobre cómo utilizarlo. Utiliza cuadros de navegación de colores para saltar a la tabla de mensajes, a la lista de tareas pendientes, a los documentos, al programa y a cualquier otra cosa que se necesite consultar.
Imagen: basecamp.com
Precios: Basecamp ofrece una versión gratuita llamada “Basecamp Personal” que tiene un límite de tres proyectos separados a la vez, un límite de 20 usuarios y 1 GB de espacio de almacenamiento, que es sin duda todo lo que requiere un equipo pequeño.
Por el contrario, si se desea proyectos ilimitados y espacio de almacenamiento de 500 GB, cuesta $99 USD al mes, un precio que la mayoría de las pequeñas empresas pueden pagar.
Esperamos que esta información te sea de mucha utilidad para la gestión de tus proyectos y puedas elegir la mejor herramienta de acuerdo a tus necesidades.
